Onenote

絶対使ったほうが良い!便利すぎるOneNoteとは?

OneNoteってしってる?

Microsoft社が出しているOfficeのツールはいろんな種類があると思いますが、

あなたはOneNoteって使ってますか?

この記事を書いている私は、OneNoteのヘビーユーザーです😁

なぜそんなに使ってるかというと、使いこなせば普段のメモや自身のマニュアル作り、

ちょっと覚えておきたい知識などを簡単に整理して保存しておくことができるからです。

飲み会の幹事をやったときのお店のメモや、その日仕事で教わったなにかの手順、

これから書こうと思っているブログの構成やブログノウハウのまとめでも

なんでも簡単に自分の好きなようにメモでき、ノートのように使えるのです。

ぴんきー
ぴんきー
いいな、とは思うけど…ぼくは自分の手帳もつかってるし…
OneNote使ってる人なんて殆ど見たこと無いよ
れみー
れみー
ぼくの場合はメモせず、ネットの情報も、URLをお気に入り登録したりするけどそのお気に入りが増え過ぎちゃって探すときもあるなぁ

私も社会人になるまではOneNoteなんてほとんど使ったことがありませんでした。

でも、探しやすい、自由度が高い、といった利点があるので使わないと損してますよ!

この記事では、社会人になってやっとOneNoteの便利さに気づいた私がOneNoteのおすすめな使い方について簡単に教えちゃいます!

これに当てはまる人はこの記事が役立ちます🌟

  • OneNoteの便利さをいまいち理解できていない
  • ネット上の情報を自分なりにまとめておきたい
  • ノートに色々メモすることがあるが、どこに何を書いたかわからなくなることがある
  • 学んだことを整理して後で復習できるようにしたい
  • パソコンでメモをつくりたい

↓目次はこちら↓

 

OneNoteって何?

OneNoteとは?

まずは、そもそもOneNoteのことをほとんど知らないよという人のために簡単に説明します。

OneNoteはMicrosoft Officeシリーズのうちの一つ

OneNoteはほとんどの人が名前を聞いたことあるPowerpoint(パワポ)やExcel(エクセル)、そしてWord(ワード)のようなMicrosoft Officeシリーズの仲間です。

今挙げたソフトと違う点としては、

無料でダウンロードして誰でも使うことができる

という点です。

↓ダウンロードページには以下のように記載されています↓

  • 考えたこと、アイデア、および予定をキャプチャして、すべてのデバイスと同期できます
  • 無料の Microsoft アカウントを使って、OneDrive にノートブックを保存して共有できます
  • OneNote をいつまでも有効期限なしで利用できます

※ OneNote2016ダウンロードページより

OneNoteは2種類ある?

つかうならどっち

先程ダウンロードページを書きましたが、実はこのOneNote今は2種類あります。

Windows10に標準搭載されている「OneNote for windows10」と他のOffice製品を買うと同梱されている「OneNote2016」の2つです。

Windows10に標準装備されているものも、Office同梱のものも、どちらも無料で使用できますが、簡単にちがいを説明すると、

Office同梱のOneNote2016のほうが機能が豊富です。

ゆくゆくは1つにまとまるかもしれませんが、どちらかにしかない機能もあるのでそこはお好みで使い分けをしましょう。

ちなみに、詳しいソフトの違いについては、こちらのferretの記事で解説されているので興味がある人はどうぞ。

OneNoteを使うメリット・デメリット

メリットとデメリット

とっても便利なOneNoteですが、もちろん物事にはメリットやデメリット両方ありますので詳しく見ていきたいと思います。

実際に使っている私の正直な意見と、ネットの評判を含めまとめました。

メリット

メリットとしては下記の点が挙げられます。

  1. 情報を集約できる
  2. 情報の検索がしやすい
  3. 手書きとパソコンでのテキストを組み合わせて利用できる
  4. PCでもスマホでもタブレット端末でも利用できる
  5. 紙に書くとたまってしまうメモもスッキリできる
  6. すべてのデータをローカルに保存するため、PDFや画像を開くのがとても早い
  7. 同時に複数人で編集ができ、共有がしやすい
  8. 他のOffice製品のアプリとも相性がよい(Powerpoint等だけでなく、Outlookとも連携可能)

個人的にはOneNoteを継続的に利用している理由として、

①情報が集約できる点と、②情報の検索がしやすいが決め手でした。

③については、手書き文字をテキストに変換することもできるのでこちらも便利ですよ。

以前は勉強したことをノートに書いたり、裏紙(何かを印刷した紙の裏面のこと)に書いたりして学習をしていましたが、

これってそのまま使い捨てというか復習が難しいんですよね。

今の時代にあっているのでスマホやipad等のタブレット端末でも使用でき、複数人での共有に非常に向いています。

デメリット

メリットばかりに思えましたが、もちろん完璧ではありません。

デメリットとしては以下の点が挙げられます。

  1. 全てのデータをローカルに保存するため、起動はもっさりする(重たいと感じる)ことがある
  2. 編集操作が直感的ではない(慣れるまでは少し大変)
  3. 図形ツールは他のOffice製品に比べて劣る(図形描画がメインではないため)
  4. 手書きデータを認識できるが、タブレットやペンタブを持っていない人にはいびつな文字しか書けない
  5. 同期の設定が独特である

メリットとデメリットは裏返しであるというように、

①は全てのデータがローカルに保存されるからこそ、起動する際に動作が重たくなってしまう事があるというわけです。

②の編集の操作や、③の図形ツールについては慣れと図形作成は別ツールで行ったり、いっそ手書きにしてみれば解決もするでしょう。

④はマウスで文字や図形をフリーハンドで書く場合には少々厳しいかもしれません。

そういう方は普通の文字入力を使用しましょう。

⑤の同期の設定は使いこなせればメリットにもなりえます。

OneNoteではどんなことができる?

OneNoteでできることはたくさんあります。

特徴的な機能としては以下が挙げられます。

✿ ネットで見つけたURLや記事の画像を簡単にメモできる

✿ 手書きで書いたものをテキスト化できる

✿ パワポやエクセル、ワードで書いた文章をまとめることで、見つけたい情報を簡単に見つけることができる

✿ タスク管理に便利なチェックボックスが標準で利用できる

✿ なにかのやり方を覚えたい時、勉強するときのマニュアル作りに最適

 

おすすめしたいOneNoteの機能

おすすめきのう

ここからは、筆者が特におすすめしたいOneNoteの機能についてご紹介します。

タスク管理や、他のOffice製品との連携技、自分のスキルアップ・・・

利用できる場面はいくらでもありますが、使うかどうかはあなた次第です。

ですが、かなり便利だと自信を持って言えますので安心して読み進んでください。

画面の領域でそのままメモに

画面をそのままメモ

イチオシの機能がこの画面の領をメモにできる機能です。

ネットサーフィンやネットで調べ物をしておいた際、

これはメモしておきたい!と思う情報がありますよね。

それを簡単に画面そのままでメモをしておくことができます。

例えば、このブログのヘッダー作成の記事を後で読み返したいからメモしたいとします。

このようにOneNote上に自分のほしい部分だけ切り取って貼り付けることができます。

画面の領域

画面に表示されている部分であれば指定するだけでどこでも画像としてメモできます。

Internet explorerで開いているページを画面の領域でメモすると、

その時見ているページのURLまで自動で挿入されるので、元の記事をもう一度閲覧したい場合にも大変役立ちます。

(※URLが自動で挿入されるのはInternet explorerだけです)

画面の領域の使い方

使い方は簡単です。

  1. URLも一緒に挿入したい場合はInternet explorerでメモしたいページを開いておく
  2. URLは別にいらないという場合はブラウザにこだわらずメモしたいページを開いておく
  3. 挿入タブの中から画面の領域を選ぶ画面の領域の場所
  4. モニターに写っている範囲から、メモしたい範囲をドラッグして選ぶ画面の領域クニトミさんの副業コンパスを例にメモしてみました
  5. OneNoteにURLとともに貼り付けられました!OneNoteに取り込んだあと

このような手順を踏めば、好きなサイトをそのままメモすることができちゃいます。

構図の参考にしたりしても良さそうですね!

印刷イメージでパワポの資料も取り込める

ファイルの印刷イメージ次に紹介するのはファイルの印刷イメージという機能です。

こちらも頻繁に使う機能の1つです。

簡単に言うと、Officeの他の製品で作った文書をOneNote上で印刷イメージとしてみることができます。

なにかの資料を印刷する際に、プリンターの欄の中に

”OneNote2016に送る”という選択肢があるのを見たことがある人もいらっしゃるかと思います。

それかー!と思ったあなた、大正解です。

この機能を利用することで、

  • パワポやエクセルで作った資料のイメージを参照できる
  • 参照するファイル内の文字を検索できる
  • 複数のファイルの印刷イメージを同時に見られるので作業が捗る
  • 議事録やマニュアルの一元管理ができる

といった作業効率をアップさせる技を使いこなすことができるようになります。

ファイルの印刷イメージの使い方

こちらも覚えてしまえば使うのは簡単です。

  1. まず、取り込みたい資料(パワポ・ワード・エクセル等)をパソコンにダウンロードまたは作成しておく
  2. 先ほどと同様に挿入タブから、今度はファイルの印刷イメージを選ぶファイルの印刷イメージ
  3. 挿入したいファイル(パワポ・ワード・エクセル等)を選択する
  4. 以下の画像のようにファイルが挿入されたらOKです印刷イメージの使用結果

挿入されたイメージは拡大縮小が自由にできるので、好きに調整しましょう。

この機能で挿入されたファイルは、挿入したファイルのアイコンが表示され、

そこから元ファイルを開くこともできます。

また、元ファイルを開かなくても内容は全ページみることができ、記載されている文字を検索することができるので大変便利です。

検索機能で徹底管理

カンタンにみつかる最後に紹介するのは、検索機能です。

正直なことを言いますと、この機能はノートで見返すために必要な最重要機能だと考えています。

もちろん、どんな資料作成ソフトにも検索機能はつきものですが、OneNoteは一味違います。

理由を説明すると、今までに説明した画面の領域印刷イメージで挿入した資料、そしてもちろん入力したテキストや挿入した画像の

全てから検索することができる、という魅力があるからです。

検索機能の使い方

こちらは検索をしたことがある人ならなんとなくできるかと思いますが、

念の為使い方を書いておきます。

  1. 検索ウィンドウはよくある右上にある
  2. 検索ウィンドウに検索したい単語を入力する
  3. 検索結果に検索した単語が含まれるノートが表示される
  4. 下図を見ると、印刷イメージで挿入したファイルの内部まで検索できていることがわかる
    検索機能の使い方
  5. ノート内の全てで検索できたり、複数のノートブックの中で検索することもできる

具体的な応用方法

紹介した機能を応用するとノートとしては、百人力だと思いませんか?

例えば、

議事録を毎回OneNoteに印刷イメージとして挿入し、

参考になるURLの画面の領域を保存します。

そうすることで、いつ話した議題だったか忘れてしまったときにもカンタンに振り返ることができます。

また、マニュアルを蓄積しておいた場合も、

忘れてしまったときにすぐに検索できるので役立ちます。

是非お試しあれ。

まとめ

本日はOneNoteの絶対使った方がよいおすすめ機能についてご紹介しました。

本日覚えておいて欲しい内容はこの3点です。

  1. 画面の領域でネットのサイトをメモできる
  2. ファイルの印刷イメージで他のOffice製品の文書も集約できる
  3. 検索機能が充実しており、ネットのサイトもファイルの印刷イメージの内容も検索できる

です。

少しでもお役に立てれば幸いです。

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管理人のかぴです。 パソコンを毎日利用する社会人になり、どうにかして効率化できないかともやもやすることも。 少しでも同じような人が減っていくようサイトを立ち上げました。 参考になれば幸いです。

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