Onenote

実例で学ぶ!OneNoteのオススメ機能を使いこなそう

OneNoteをつかいこなそう

OneNoteは便利だと聞くけど、具体的にどうやって使ったら良いかわからないという人は結構多いのではないのでしょうか?

ぴんきー
ぴんきー
実はあまり馴染みがないから、どんな風に使ったらいいかのイメージがわかないんだよね~
れみー
れみー
結構手間もかかりそうだし、マメな人にしかできないんじゃない?

一般的にはこういう風に考えている方が多いのではないのでしょうか?

イメージが湧かなくても大丈夫です!

この記事ではどんな風にノートを作ればいいのか、イメージ作りをサポートするために実例とともに説明していくのでご安心ください。

ちなみに筆者は、

日々学んだことや調べたことを後で見返せるようにマニュアルを作っています。

これらのマニュアルを効率よく管理するのにうってつけなのがOneNoteです。

なぜOneNoteで管理しているのか?というと、

色んな情報を1つに集約させることができるからです。

情報がたくさんある今の時代には、見つけたい情報がなかなか見つからなかったり、

情報がありすぎたりして迷うことも多いですよね。

これらの困りごとを解決したい気持ちがあれば、OneNoteを活用してみることで時短への鍵になるかもしれませんよ。

この記事では、具体的にどうやってOneNoteでノートを作ったらいいのかを手順と実例をつかって紹介していきます!

こんな方は絶対損しないのでこの記事を読んでみてください。

  • 作った文書やファイルをパソコン上で探し回ることがある
  • 印刷した文書だらけでファイリングに時間がかかる
  • いいメモツールを使ってデータを管理したいとおもっているが、良い方法を知らない
  • そもそもOneNoteどんなことができるのか知らない

↓目次はこちら↓

 

Web上のページや情報をそのままメモ

Webページをメモ調べ物をすると、ほとんどの質問に対して答えが出てくる今の時代にはインターネットが不可欠ですよね。

一度検索した情報を、しばらく経ってから忘れてしまってまた同じことを検索していたりしませんか?

その時見つけた分かりやすかった記事にもう一度たどり着くには時間がかかることもありますよね。

もちろん、そんなのブックマークでお気に入りにしたり、スクショしたりすればいいだけじゃん!と思ったあなたは、もし時短したくなければこの記事を閉じてしまっても構いません。

しかし、そのブックマークも階層を分けてたくさん管理するようになると目的のページになかなかたどり着けないことも・・・

スクショも、写真の山に埋もれてしまってしばらくすると見つけにくくなってしまいます。

そんなときにスクショもURLのブックマークも同時にできるのがOneNoteというわけです。

画面の領域とノートシールを組み合わせよう

くみあわせようOneNoteでは、画面に映っている部分をそのままメモすることができます。

Internet explorerで表示したページであれば、メモした領域のURLも一緒に取り込むことが可能です。

画面の領域って?と思ったあなたは、以下の記事を参考にしてみてください。

OneNoteってしってる?
絶対使ったほうが良い!便利すぎるOneNoteとは?Microsoft社が出しているOfficeのツールはいろんな種類があると思いますが、 あなたはOneNoteって使ってますか? ...

この時覚えておくと良いポイントは1つです。

メモしておいたページにノートシールを活用しよう

です。

SNSのハッシュタグのような感覚でノートシールをつかうことができます。

このノートシールをつけることで、検索して目的のものをカンタンに見つけることができるようになります。

テキストはもちろん、画像にもノートシールをつけることができます。

こうすることで後から格段に見つけやすくなります。

例えば私が参考にしているブログ記事をOneNoteに書き留めるとこうなります。

ノートシールの使い方

わかりやすいように、目次も添えてノート貼り付けたあと、画像のようにノートシールを設定すると、”ノートシールを検索”の機能で簡単に検索が可能となります。

”ノートシールを検索”の使い方

使い方はカンタンです。

  • ホームタブにノートシールを検索というメニューがあるのでそれを選択します。
ノートシールを検索のメニュー
  • 右側に検索のウィンドウがでてきます。その中に作ったノート内のノートシールが表示されます。
ノートシールの検索
  • そのノート内で設定したノートシールが全て表示されます。
  • クリックすることで、そのノートシールを設定した場所まで画面遷移させることができます。

今回は#ブログテンプレート、#ブログの書き方という名前で自作したブログ用のノートシールを貼っています。

ノートシールの使い方がわからない!

という人はコチラの記事をお読みください。

*ノートシールの活用で検索が捗る!(今後執筆予定の記事です)

 

紙の文書を上手に削減するには

かみをへらそうOneNoteを使う利点の一つとして、紙の文書を削減できることが挙げられますよね。

もちろん紙で印刷してみたり、それらをファイリングしてそこから辞典のように調べるのもいいですが・・・たくさんたまってしまうと管理も大変です。

そこで、OneNoteでメモをデータ化してみてはいかがでしょうか?

データ化したほうが後々探しやすいという利点もあります。

探しやすいように先程紹介したノートシールも利用していると更に効率化できることでしょう。

紙と違ってあとからいくらでも修正がきくのもメリットですね。

ここからは、どうやって紙を減らしていくのか?という視点でOneNoteの使いこなし術を見ていきます。

スキャンして書類を管理しよう

スキャンをしよう1つ目は、紙の書類をスキャンしてOneNoteで管理することです。

会社でもともとPCで作った文書を印刷し、誰かのサインを入れてからそれをまたスキャンして提出、なんてことはありませんか?

添削してもらう際もデータではなく、紙に印刷して書きたい人もいらっしゃるのが現実ですよね。

ただ、その書いてもらった紙を全てとっておくときりがないですよね。

そこで、一応保存しておきたいけど紙じゃなくてもいいな、というものはスキャンしてOneNoteに保存してみましょう。

例えば筆者は去年犬を飼い始めたのですが、

その際にもらった子犬のトイレを覚えるコツをスキャンしてみました。

スキャンして挿入

スキャンの際にきれいに読み取ることができれば、中の文字も検索できます。

ただ、文字認識の機能は万能ではないので、斜めになっていたり、不鮮明なところがあるとうまく認識できないこともあります。

(※今回取り込んだ犬のトイレについては8割から9割くらい文字を認識できました)

そんなときはノートシールもうまく活用しましょう!

ノートシールについては、上の方で解説しています。

また、OneNoteから下記の挿入タブ内の”スキャンした画像”を押して書類をスキャンすることもできるので、試してみてください。スキャンのメニューの位置

これでスキャンした書類は潔く処分できますね🌟

印刷せずスクショ・印刷イメージを貼り付けよう

印刷をへらす2つ目は、今まで印刷していたWord文書やネット上のWebページに優先度をつけましょう。

そして、印刷する必要が無いと判断したらOneNoteにスクショではりつけるようにしよう。

スクショは、画面の領域機能で貼り付けるのもOKです。

もちろん、印刷イメージを活用すればそのままエクセルファイルやパワポファイルを印刷したかのようなイメージができあがりますね。

どちらも文字の認識ができるので、うまく活用しましょう。

また、OneNoteで上から手書きで物を書いたり、テキストを入力したりもできるので好きなように組み合わせてオリジナル感をだしてみるのも良いですね。

印刷イメージの活用については、コチラの記事を参考にしてみてください。

OneNoteってしってる?
絶対使ったほうが良い!便利すぎるOneNoteとは?Microsoft社が出しているOfficeのツールはいろんな種類があると思いますが、 あなたはOneNoteって使ってますか? ...

 

教育資料を管理するには

教えるのもラク!活用技はもちろん自分だけのマニュアルやメモとして利用するのもOkです。

でも、せっかくなら作ったノートを他の誰かに教えたいときもありますよね。

その時、OneNoteなら気軽に共有するできるのでとても便利!

メモを渡す感覚で渡してみましょう。

これから紹介するのは、そんなときに便利な機能達です。

共有機能を使いこなそう

みんなで使おうOneNoteには、複数人で同時に編集できる共有の機能があります。

また、保存せずとも自動で保存されるのでデータが無くなる心配もありませんね。

共有のやり方はエクセルなどとほとんど違いはありません。

メイン画面のファイルタブにいくと、共有が選べます。

共有するには、共有する人全員がアクセスできる場所にOneNoteのファイルを入れる必要があります。OneNoteの共有

クラウド上にあるストレージのOnedriveにアップロードしておくのがいいでしょう。

会社の組織などでSharepointを利用している場合はそちらでもOKです。

気をつけるべきポイントは?

きをつけることここで気をつけたいのは、複数人で同時に編集ができるといっても、

内容の競合という観点では、同時に4人以上開くのはNGです。

2人同時くらいなら問題ありません。

これは実際にやってみてわかったことです。

エクセルのように競合した場合にどちらを残すか設定できないので最悪の場合ファイルが壊れてしまうこともあります。

そのため、むやみに内容を同時に変更する必要がなければ少人数で編集をしたり、

同時に編集しないようにしたほうが良いです。(時間をずらして編集すれば大丈夫です)

教育のためにマニュアルを配布したいだけなら、リンクでの共有はやめて、ファイル自体を直接メールなどに添付し、それぞれが自分のPC上で好きに編集して作業することをおすすめします。

セクション・ページ分けを有効活用しよう

分類しようOneNoteは、書くときの領域に制限がありません。

そのため、1つのページにひたすら横にならべて書くこともできます。

しかし、それだと見にくくなってしまうこともありますよね。

そこで活躍するのがセクション分けとページ分けの機能です。

セクションとは、OneNoteにあるタブの機能のことで大まかなジャンル分けをすることができます。セクション

それに対してページは、セクションの中にあるもう少し細かい分類です。

本で言えば、セクションがタイトルで、ページはそのなかの章分類の見出しのようなイメージです。

見出しはブログのように、3つの階層をつけることができます。

ページの階層

このセクションとページをうまく使えばノートを使う際に情報をカンタンに見つける事ができるようになります。

 

まとめ

今回はOneNoteを使うにあたってどういう機能を利用すれば使いこなせるかについて説明しました。

細かい内容については他の記事も参考にしていただければ理解がさらに深まるかと思います。

本日のおさらいとしては

*Webページをメモしたいときに使うのは画面の領域ノートシール

*紙を削減するには、スキャンしたり、印刷せずにスクショを貼り付けよう

*教育資料として管理するには、共有機能セクション・ページ分けを活用しよう

この3点を覚えておけばOKです。

ぜひ、実践してみてください!

お役に立てれば幸いです。

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かぴ
管理人のかぴです。 パソコンを毎日利用する社会人になり、どうにかして効率化できないかともやもやすることも。 少しでも同じような人が減っていくようサイトを立ち上げました。 参考になれば幸いです。

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