実例で学ぶ！OneNoteのオススメ機能を使いこなそう
かぴ
かぴらいふ
OneNoteでパスワード管理できて安心！なくす心配もありません
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この記事では、完全無料のデジタルノート、OneNote（ワンノート）で私がパスワードを管理している方法を紹介します。
会員登録やお金に関わる重要なものなど、日々たくさんのパスワード（PW）を求められますよね。
あなたは何でパスワードを管理していますか？手帳？スマホ？
OneNoteなら・・・
- パスワードをメモしたノートをなくしてしまった！
- メモしたものは家にあるので、外出先ではパスワードを確認できない
- パスワードを忘れたので、毎回リセットしている
というような状況も防げちゃうんです。
デジタルで管理したいとは思っているんだけど、セキュリティとかも心配だよね。
その辺りも含めて、OneNoteで管理したらどうなるかを教えちゃいますよ。
▼OneNoteってなに？という方はこちらの記事もどうぞ▼
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Onenote（ワンノート）でパスワードを管理したい理由
私は、OneNoteとい完全無料のデジタルノートアプリを使ってパスワードを管理しています。
その理由はこの4つです。
- いつでもどこでもパスワードを確認でき、なくす心配がない
- パスワードを管理しているノート自体にパスワードをかけられる
- 家族などとのパスワード共有も簡単
- 見つけたいパスワードをすぐに見つけることが出来る
また、もちろん万能ではないので、過信してはいけませんので、注意点も併せて理解してもらえればばっちりです！
ちなみに、OneNoteについては様々なデバイスでの使い勝手を説明しているこちらの本がイチオシですよ。
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理由①いつでもどこでもパスワードを確認でき、なくす心配がない
OneNoteはパソコン・スマホ・タブレットのどこからでもアクセスできるアプリです。
それは、OneDriveというクラウド上にデータが保存されているからです。
パスワードを記録したノートを作成すれば、仕事中でも、外出先からでも新しい記録や以前記入したデータの確認ができます。
メモ帳に書いてなくしてしまった、家じゃないから見れない！という状況が防げるね
全てのデバイスでの変更が同期されるので、いつでも思い立った時にパスワードの確認や編集ができちゃいますよ！
理由②パスワードを管理しているノート自体にパスワードをかけられる
オンラインで保管されるデータの場合は、 情報漏洩のリスクがありますよね。
これはどんなデータにも言えることです。
他人に見られたくない情報ならなおさら注意しておきたい！
OneNoteには、ノート中のセクションにパスワード保護をすることができます。
保護したいセクションを右クリックするとメニューが出てくるので、
“このセクションをパスワードで保護(W)”を選びましょう。
そうすると、右にパスワード保護のメニューが出てきます。
パスワードの設定ボタンから任意のパスワードを設定できます。
パスワードが設定されている状態であれば、このようなメニューになるので、パスワードの変更や解除が可能になります。
この機能を使えば、データがほかの人に見られてしまった場合でも安心ですね。
ちなみに、誰かが新しくページを開こうとしたり、一定時間がたったりした場合はこのような表示になります。
Enterキーを押すか、クリックするとパスワード入力画面がでて解除可能です。
そのほかにもファイルタブのオプションから、以下のような設定が可能です。
- ロックするまでの時間
- 違うセクションに移った時にロックするかどうか
- ロック解除時にアドインプログラムでアクセスできるようにするか
お好みに合わせて運用してみてくださいね。
理由③家族などとのパスワード共有も簡単
自分だけでパスワード管理するのももちろん良いですが、家族などと共有したいパスワードや情報もありますよね。
OneNoteは簡単に他のユーザーとノートを共有することが可能です。
共有している中でも公開したくない部分があれば、そこのセクションだけにパスワード保護をかけるのも手ですよね。
パスワード以外にも家族の中で覚えておきたい重要な情報（住所や使っているサービスなど）も一緒に共有できるので、大変便利です。
ぼくはこれをつかって家族が忘れてしまうパスワードなどの情報を管理しているよ
理由④見つけたいパスワードをすぐに見つけることが出来る
手帳などの紙媒体にメモした場合は、
どこにメモしたか忘れちゃった・・・
という状況がありますよね。
OneNoteではそんな時でも検索が可能なので、どのページに書いたかを覚えていなくても大丈夫です！
検索のやり方は簡単で、ページの右上にある検索バーにキーワードを入力するだけで、対象のページを出すことが出来ます。
デメリットや注意点はある？
これはOneNoteでなくともいえることですが、もしデータが漏洩してしまったらどうしたらよいのでしょうか？
もちろん漏洩しないのが一番ですが、自分のうっかりミスやサービス自体の不具合などが発生することもあります。
そんな場合に備えて、以下の対策が有効です。
- メールアドレスやIDをセットで記入している場合は、部分的に自分にしかわからない言い回しを使う
- セクションパスワードをしっかり設定しておき、microsoftのアカウントは2段階認証を設定しておく
- 定期的にパスワードを変更する
- パスワードの使いまわしはしない
- ブラウザなどのパスワードマネージャー機能など別の手法と併用する
どんなサービスも完ぺきではないので、上記の5つの策を実施したりして、一緒にストレスフリーなパスワード管理ライフを送りましょう！
実際にOneNoteでパスワード管理ノートを作ってみよう
ここまで読んで実際にOneNoteでパスワード管理をしてみようかな、と思った方は実際に作ってみましょう。
OneNoteをまだ使っていないという人はこちらからダウンロードしてくださいね。
出来上がりのイメージはこんな感じです。
- OneNoteに直接書きこんでいく場合
折り畳み表示も可能
- OneNoteにエクセルを埋め込んで使う場合
それでは、作り方について解説していきます。
ちなみにこの記事で使用しているテンプレもこちらからダウンロード可能です。
OneNoteに直接書きこんでいく場合
OneNoteで直接パスワードを書いていく場合、表と階層をうまく活用するのがポイントです。
状況に応じて使いこなしましょう！
それぞれの基本知識を紹介するので、既に知っているよという人は実際のパスワード管理のやり方まで進んじゃってOKです。
①表を作る（状況に応じて使い分け）
- 表の完成形（何行何列）がわかっている場合
- 既に入力してある内容を表にしたい場合
入力してある文字の、表として区切りたい場所にカーソルを持っていき、
tabキーを押下すると、その場所で以下のように灰色の枠線を持つ表が作られ、文字が格納されます。
階層を活用する
階層とは、以下の図のように文字を書く際に段落を作り、大きいくくりの中に複数項目を記載する方法です。
OneNoteではこの階層を折りたたんだ表示をすることができます。
今回紹介する方法でも、この階層を活用することですっきりとした情報管理ができるよ！
階層を一つ下げたい場合は、tabキーを押しましょう。
階層を戻したいときはBackSpaceキーで戻れます。
例えばこんな感じで階層を作れます。
上手に階層を使ってみましょう
パスワード管理ノートを作る
それでは、実際の作成に入っていきます。
パスワードのジャンルを決める
このテンプレでは例として“メール”、“ゲーム”、“ショッピング”などとしていますが、あなたのお好みでジャンルを決めてくださいね。
決まったらまずそれをOneNoteに入力します。
今回は“メール“にしました。
管理したい内容の見出しを入力して表にする
管理したい情報のメモしておきたい項目を洗い出します。
例えば種類・アドレス・パスワード・メモなど。
一番初めの項目“種類”を入力し、tabキーを押すと表が作成されます。
続いて2番目の項目を入力してまたtabキーをおし、最後の項目まで入力しきります。
入力が終わったらEnterキーを押すことで表の2行目を作ることが出来ます。
この時、見出しになっているジャンルの項目より、表を入力している場所の階層を1つ低くするのがポイントです。
そうすることで中身を折りたたむことが可能になりますよ。
必要な項目を入力する
続いて必要な内容をすべて入力します。
すべてを同じページに入力しても良いですが、ジャンル別にページを作るとわかりやすくなります。
例えば銀行関連は別ページなどのカテゴリ毎に分けた構成がいいんだね！
お好みで書式設定を変更
そのままの表では味気ないので、見出し行は違う色にするなどの設定がおすすめです。
表の書式設定は、入力した表にカーソルを合わせると、“表”というタブが表示されるのでそれを使いましょう。
見出し行や、色を変えたい部分を選択し、塗りつぶしを選ぶと表の背景色が変更可能ですよ。
また、列や行の削除や追加、枠線の表示、文字の配置、並べ替えなどが可能です。
OneNoteにエクセルスプレッドシートを埋め込んで使う場合
OneNote（ワンノート）では直接表を入力することが可能ですが、機能は限られています。
そのため、エクセルのスプレッドシートを挿入する機能があります。
挿入するとエクセルファイルのアイコンと名前、中身イメージをノートに貼り付けられるよ
また、OneNoteの検索機能を使用して、貼り付けたエクセルの中も検索できるのが大変魅力的です。
事前にエクセル（Excel）でパスワードの表を作っておきます。
表を作ってあれば、中身の入力は後でも構いません。
作ったエクセルファイルを貼り付けたいOneNoteのページにドラッグアンドドロップをしてください。
そうすると、エクセルのアイコン・ファイル名、中身のイメージが表示されるようになりました。
中身のイメージは、更新すると自動で同期するよ！
後は好きなようにエクセルファイルを編集してパスワードを管理してみてくださいね！
[おまけ]かわいいテンプレの作り方
さて、パスワード管理のノートが完成したらどちらの方法でも構いませんが、上記手順のパスワード保護をかけておくのを忘れないようにしておいてくださいね！
でも、もっとかわいいテンプレとかつくれないのかなぁ・・・
と思ったあなたには、もう一つだけいいことを教えます。
OneNoteでは背景にあなたの好きな画像を設定することができます。
それを活用して背景をお洒落にすれば、テンションの上がるパスワード管理ができること間違いなしです。
例えば、私は自分のオリジナルキャラを使用したこんなテンプレートを作ってみました！
まとめ
今回はパスワード管理の手法としてOneNoteを使ったやり方を紹介しました。
様々なパスワード管理方法があるので、自分に合った方法を見つけて試してみてくださいね。
今回使用したテンプレートをそのままお試ししたい！
という方は、私が作ったものをこちらからダウンロード可能です。
オリジナルキャラを使ったテンプレートも同梱していますので、良かったら使ってみてくださいね！
それでは良いOneNoteライフを！
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