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かぴ
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Microsoft 365とは？個人でも選ぶべき理由
かぴ
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あなたはMicrosoft 365についてよく知っていますか？
ぼくはOffice使ってるけどそれとは違うの？
実際に導入した私が困ったことなども書いたのでぜひ参考にしてください。
目次はこちら
Contents
Microsoft365とは？名前が変わったの？
そもそもMicrosoft 365とは何なのか？についてまず説明します。
基本的にはメールやWeb会議はもちろん、ファイルの共有などのWebサービスと、従来からのOfficeアプリケーションをセットにしたサービスです。
Microsoft 365は2020年4月中旬ごろにOffice 365からリニューアルとともに名称変更され、発表されました。
多くの人がリモートワークにシフトしている今の現状において、支援できるようなサービスの提供を目指すためのリニューアルだそうです。
一部変更されたプランを除き、基本的にはOffice 365のプランがそのままスライド式で名称が変更されただけと思っても良いです。
ただし、今までは国ごとでプランが別れていたものが、改名と共に全世界のユーザーが利用できるようになりました。
また、進化版ということで、AIを利用したコンテンツやテンプレート、クラウド型のサービスを取り入れた新しいサブスクリプションとして今後利用者に新機能が届けられます。
5年ほど前までは一番主流だった買い切り版のOfficeとの違いについてはコチラで解説しています。
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Microsoft 365の導入はカンタン？やってみた感想
さて、Microsoft 365を導入する話に入っていこうと思います。
Microsoft 365の導入を考えているけど、うまくできるか不安・・・
という人はご安心ください。
実際にMicrosoft 365 (Apps for business)をつい先日導入しましたので、その時に気になったことや参考になったことを記しておきます。
導入は遅くとも10分程度で完了します
まず導入にかかるおおよその時間ですが、私は10分程度で完了しました。
一番時間がかかるのはOfficeのダウンロードです。
Microsoft 365 personal なら個人のアカウント、Microsoft 365 Apps for businessなら提供された法人用のアカウントでログインをします。
わたしは、Microsoft 365 Apps for businessを契約したので、法人用のアカウントでログインをしました。
Microsoft 365 personalの場合
こちらは自分が購入した際の個人のアカウントを利用するので、設定する項目は少なく、公式サイトに載っている手順通りに導入すれば問題なく導入できるでしょう。
カンタンに手順をまとめるとこのようになります。
Microsoft 365 Apps for businessの場合
こちらは個人でも契約できますが、法人用のアカウントになります。
そのため、複数人で利用する場合に誰にライセンスを与えるかなどの設定ができます。
こちらも手順はさほど変わりませんが、ライセンス付与するユーザーを追加する必要があります。
私のように法人用アカウントを自分ひとりで利用する場合は、自分用のアカウントを追加しライセンスを付与することでOfficeアプリがダウンロードできるようになります。
追加するには、Microsoft 365管理センターのページにアクセスし、購入した法人用ライセンスのアカウントでログインしてみてください。
正しくユーザーにライセンスが付与されていれば、こちらのページからもOfficeをダウンロードできます。
詳しくは、Microsoft 365 Apps for business をセットアップするを参照していただければ詳細の手順が載っています。
導入時の注意点は２つだけ
導入自体は手順を見ればカンタンです。
注意する点があるとすれば、
- ネットワーク環境を整える（Officeダウンロードのため）
- 以前インストールしたOffice製品が残っている場合はアンインストール
の２つです。
①は、私の場合Wimaxの通信制限がかかっている際にダウンロードしようとしたためなかなか進まずはじめは断念しました😁
きちんとネットワーク接続されていれば数分でダウンロードが終了します。
進まない場合はこのような画面で止まってしまうので、もし進まないな、と思った場合は一度閉じてネットワーク接続を確認してから再トライしてみましょう。
②については、以前製品版を利用していた場合にそのまま新しくOfficeを入れようとするとエラーが起きます。
しっかりアンインストールしてから新しいOfficeを導入しましょう。
今自分のパソコンにOfficeがインストールされているかどうかを確認するためには、パソコンのコントロールパネルのプログラム、または単にスタートメニューで”プログラム”と検索すればOKです。
導入後はネットワーク接続に注意しよう
導入後の注意点については、こちらもネットワーク関連となっています。
月に１度Microsoftから最新機能の更新があるのですが、そのために最低でも月に１度はオンラインでOfficeのアプリを使用する必要があります。
もちろん常にオンラインである必要はないので、オフライン時でもOfficeアプリをPCなどにインストールしていれば利用できます。
Microsoft365を選びたい理由
私はMicrosoft 365を選んだわけですが、全員が全員これを選べば良いとは思っていません。
この中に少しでも当てはまるな～と思ったら、ぜひ導入を検討してみてくださいね。
- 常に最新のOffice機能を使ってみたい
- Onedriveを利用してどこでもデータを共有したい
- 複数の端末でOfficeを利用したい
- Officeのサポートが切れるのを気にしたくない
- リモートワークに便利なツールを活用してみたい
詳しく説明していきます。
常に最新のOffice機能を使いたい
Microsoft 365なら常に最新のOffice機能が利用できます。
というのも、今までのOfficeアプリは3年毎に更新という形をとっていたのですが、現在は月1で何かしらの新機能が追加されています。
これはMicrosoft 365に契約していれば自動的に更新を受けることができます。
アプリの新機能だけでなく、セキュリティ面についても迅速な通常の買い切り版の場合は、今まで通り次の製品（おそらく次は2025）が出るまでは購入以降の機能更新はありません。
Onedriveを利用してどこでもデータを共有したい
みなさんは普段、データをどこに保存していますか？
パソコンのハードディスク(HDD)や外付けSSDのポータブル記憶デバイスですか？
それともUSBやSDカードなどの小型記憶デバイスですか？
どちらかを利用している人がほとんどだと思いますが、今はインターネット上のクラウドにバックアップを保存する人が急増しています。
その理由としては３つあります。
- 記憶デバイスは紛失したり、壊れてしまう恐れがあるが、クラウド上ならそれは起きない
- 複数のデバイスから同じデータを参照できる
- 記憶デバイスと併用すれば、データがとぶ心配もない
そしてMicrosoft 365 のサブスクリプションを契約するとOnedrive 1TBが含まれているのでお得です！
通常なら無料で使える範囲はとても少なく(5GB程度)、少ししか使わない人にとっては問題ないかもしれません。
(※動画ファイル30分100MBなら50個分程度)
ですが、パソコン内やスマホのデータをすべてバックアップしたいという人ならまったく足りない容量です。
もし1TBあればどれくらい保存できるのか・・・？
目安を計算してみましょう。
1つの重たいパワポ資料なら10MB(メガバイト)、動画ファイル30分程度なら100MBと換算すると、
1[TB] ＝ 1000[GB] ＝ 1000000[MB]
1[TB] ÷ 10[MB] ＝ パワポファイル✖100000個分
1[TB] ÷ 100[MB] ＝ 動画ファイル約３０分✖10000個分
になります。膨大な量ですね！
いかがでしょうか？
どれくらいのファイルを保存したいかは人によりけりですが、1TBが十分な容量であることは一目瞭然です。
つまり、Onedriveを利用してデータをバックアップしたいなら使わない手はない！ということです。
複数の端末でOfficeを利用したい
Microsoft 365 のライセンス規定によると、1ユーザーあたりPC5台、スマホ5台、タブレット5台でOfficeのライセンスを利用することができます。
ですが、これはユーザーごとのライセンスなので別々のユーザーが利用できるわけではありません。
つまり、
ひらめいた！それなら家族とか友達とかで一緒に使っちゃえばお得そうじゃない？
という考えはNGです。
PC5台までであっても、一人以上のユーザーがいる場合はライセンス違反となってしまいます。
最悪の場合は賠償を求められることもありますので、利用する際には注意してくださいね。
Officeのサポートが切れるのを気にしたくない
今まで同様の買い切り版Officeの場合は、サポート期限というものがありますよね。
たとえば、いま出ているOffice製品のサポート期限一覧はこんな感じです。
直近でいうと、すでにOffice2013の延長サポートが終了しています。
(※Mac用のOfficeは延長サポートがないため、サポート期間が短くなっています)
サポートが終了してしまうと、自己責任でソフトを利用することになります。
公式サイトでは、このように記されています。
サポート期間終了後は、セキュリティ更新プログラムや有償サポートを含むすべてのサポートが受けられなくなります。
※出典：Microsoft最新情報ニュース記事より
セキュリティ更新をせずソフトウェアを利用し続けることは、脆弱性を解決しないままで使用し続けることになり、セキュリティ上、非常に危険な状態になります。
つまり、セキュリティ的にはサポート切れの製品を使うのは危険です。
Microsoft 365 なら自動的に更新されるので、サポート切れは起こりません。
これで心配が一つ減らせますね！
リモートワークに便利なツールを活用してみたい
Microsoft 365には、TeamsやSkype, Outlookと言ったグループ単位でも活用できるツールがたくさんあります。
リモートワークに特に便利なテレビ会議や資料の共有、スケジュールやタスクの管理、進捗状況の共有など、いろんなことに活用することができます。
これらのツールは、契約するプランによって異なるものの、Microsoft 365にセットで含まれています。
Microsoft 365 の疑問点を解決
良さを説明したところで、疑問点が湧いてきたかと思いますのでいくつか代表的な疑問点に答えていきます。
Q1. 一度契約すると解約は面倒なの？
Q2. 昔のOfficeとの互換性はあるの？
Q3. 1ライセンスで複数端末で使えるなら友達に貸してもいい？
Q4. 困った時のサポートは？分かりやすい？
一度契約すると解約は面倒なの？
Microsoft 365 には、年契約と月額契約があります。
年契約の場合は、はじめに年単位で費用を払ってしまうので、解約はできません。(お金は戻ってきません)
ですが、少しだけ使ってみたい人や、試してみて良かったら継続利用したいという人には月額契約がおすすめです。
こちらの場合は月単位で解約もできますのでご安心ください。
その代わり、年契約よりは少しだけ割高になっています。
プラン料金の詳細については、以下の記事で紹介しています。
昔のOfficeとの互換性はあるの？
残念ながら、100%互換性があるとは言い切れません。
物によっては互換性の無い機能が存在することがあるようです。
ですが、旧Officeのバージョン(2003~2007)で保存したり、互換性を確認してくれる機能があるので特段気にしなくても大丈夫でしょう。
1ライセンスで複数端末が使えるなら友達に貸してもいい？
複数の端末でOfficeを利用したいで解説していますが、自分のライセンスを友だちに貸すことはライセンス違反となってしまいます。
賠償などの責任を負いたくなければ、友達や家族でもライセンスを貸してはいけません。
一人一人しっかりと自分でMicrosoft 365の契約をしましょう。
困った時のサポートは？分かりやすい？
困ったときはほとんど公式サイトで事足ります。
Microsoft 365 管理センターのヘルプというページがあり、そちらにMicrosoft 365のサインアップ方法やデータの移行、アプリインストールのやり方、Officeアプリの使用方法までいろんなサポートページがあります。
これから更新される新しい機能や開発中の機能が記されているMicrosoft 365 ロードマップも見ることができます。
(ただしロードマップの更新内容は英語で書かれています)
それらを全部読んでわからないことがあれば、ぜひこのブログのお問い合わせフォームから質問してみてください。
分かる範囲でお答えさせていただきます。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
少しはMicrosoft 365の導入ハードルが下がっていると嬉しいです。
本日の内容を復習すると、
- Microsoft 365とは、WebサービスとOfficeアプリがセットになったもの
- 導入は簡単にできるがネットワーク環境に注意
- Microsoft 365のプランは複数種類あり、自分にあったものを利用するべき
- サポートもセキュリティもばっちりなので安心できる
詳しい価格についてはこちらの記事で解説しているので合わせて読んでみてくださいね。
あなたにピッタリのプランも分かるはずです。
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管理人のかぴです。
パソコンを毎日利用する社会人になり、どうにかして効率化できないかともやもやすることも。
少しでも同じような人が減っていくようサイトを立ち上げました。
参考になれば幸いです。
